Privacyverklaring.

Pulse Comply hecht veel waarde aan uw privacy. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen. De verklaring is van toepassing op pulsecomply.com, op het Pulse platform en op alle dienstverlening van Pulse Comply B.V.

Pulse Comply B.V., gevestigd aan de Bleiswijkseweg 37a, 2712 PB Zoetermeer en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99030675, is verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen over privacy of gegevensbescherming kunt u contact opnemen via info@pulsecomply.com of 088-241 00 50.

1. Welke gegevens verzamelen we?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die wij verkrijgen via onze diensten:

• Identificatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.
• Technische gegevens: IP-adres, browserinformatie, apparaattype.
• Communicatiegegevens: informatie die u actief verstrekt via e-mail, formulieren of andere correspondentie.

2. Waarom verwerken we deze gegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doelen:

• Dienstverlening: om onze overeenkomst met u uit te voeren (grondslag: overeenkomst).
• Werving en selectie: om sollicitaties te beoordelen en contact op te nemen (grondslag: toestemming).
• Personeelsbeheer: om arbeidsovereenkomsten uit te voeren en toegang tot interne systemen te regelen (grondslag: overeenkomst).
• Nieuwsbrieven en aanbiedingen: om u informatie te sturen waarvoor u zich heeft aangemeld (grondslag: toestemming).
• Website-analyse: om onze website te verbeteren en ons aanbod af te stemmen op uw voorkeuren (grondslag: gerechtvaardigd belang).
• Financiële administratie: om wettelijke verplichtingen na te komen (grondslag: wettelijke verplichting).

Voor elke verwerking toetsen wij:

• Noodzakelijkheid: verzamelen we alleen gegevens die strikt nodig zijn voor het doel?
• Proportionaliteit: is de impact op uw privacy in verhouding tot het doel?
• Alternatieven: zijn er minder ingrijpende manieren om hetzelfde doel te bereiken?

Hierdoor verwerken wij nooit meer gegevens dan nodig is en vermijden we het opslaan van irrelevante informatie.

3. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Wij hanteren bewaartermijnen per gegevenscategorie:

• Gegevens voor nieuwsbrieven: zolang u ingeschreven bent.
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij u toestemming geeft voor 12 maanden bewaring.
• Gegevens voor dienstverlening: maximaal 2 jaar na beëindiging van de overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn voorschrijft.
• Financiële administratie: 7 jaar op grond van fiscale wetgeving.
• Na afloop van deze termijnen worden gegevens veilig verwijderd.

Ons retentiebeleid wordt periodiek herzien om te waarborgen dat bewaartermijnen proportioneel blijven.

4. Delen we uw gegevens met derden?

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met partijen die nodig zijn voor de uitvoering van onze diensten, het beheren van interne processen of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met elke verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan onze accountant, juridisch adviseur en aan bevoegde autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. De productinfrastructuur voor klantcontent (data die binnen Pulse wordt vastgelegd) draait in EU-datacenters.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte.

Onze productinfrastructuur en klantdata staan binnen de EER. Voor een ondersteunende dienst (Google Analytics) is doorgifte naar de Verenigde Staten mogelijk. Die doorgifte vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework en, voor zover dat ontoereikend is, aanvullende Standard Contractual Clauses.

5. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang te voorkomen. Onze beveiligingsmaatregelen volgen de principes van de internationale norm ISO 27001.

Onze processen zijn zo ingericht dat privacy continu wordt geborgd:

• Dataminimalisatie: formulieren vragen alleen noodzakelijke gegevens.
• Toegangsbeheer: Role-Based Access Control (RBAC) zorgt dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben.
• Automatische verwijdering: gegevens worden na de bewaartermijn automatisch verwijderd.
• Beveiligingsmaatregelen: encryptie van data in rust en TLS (voorheen SSL) voor het versturen van uw gegevens via een beveiligde verbinding, aangevuld met beveiligingssoftware zoals een virusscanner en firewall.

6. Cookies

We gebruiken functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken; daarvoor is geen toestemming vereist. Voor analytische cookies, waarmee we het gebruik van de website meten en verbeteren, vragen wij vooraf uw toestemming. U kunt die toestemming op elk moment intrekken. De volledige uitleg, inclusief cookietabel en de wijze van intrekken, staat in het cookiebeleid.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
• Uw toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen verwerking.
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe oefent u deze rechten uit?

• Dien uw verzoek in via info@pulsecomply.com.
• Wij reageren binnen vier weken.
• Wij kunnen vragen om uw identiteit te verifiëren. Vragen wij een kopie van uw identiteitsbewijs, maak dan ter bescherming van uw privacy uw pasfoto, Burgerservicenummer en MRZ onleesbaar.
• Uitzonderingen: wij kunnen een verzoek weigeren als er een wettelijke verplichting is om gegevens te bewaren.

Pulse Comply B.V. · Bleiswijkseweg 37a, 2712 PB Zoetermeer · 088-241 00 50 · info@pulsecomply.com