Privacyverklaring van Pulse Comply

Wij hechten veel waarde aan uw privacy. In deze verklaring leggen we uit hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen.

1. Welke gegevens verzamelen we?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die wij verkrijgen via onze diensten:

Identificatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
Technische gegevens: IP-adres, browserinformatie, apparaattype
Communicatiegegevens: informatie die u actief verstrekt via e-mail, formulieren of andere correspondentie

2. Waarom verwerken we deze gegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doelen:

Dienstverlening: om onze overeenkomst met u uit te voeren (grondslag: overeenkomst).
Werving en selectie: om sollicitaties te beoordelen en contact op te nemen (grondslag: toestemming).
Personeelsbeheer: om arbeidsovereenkomsten uit te voeren en toegang tot interne systemen te regelen (grondslag: overeenkomst).
Nieuwsbrieven en aanbiedingen: om u informatie te sturen waarvoor u zich heeft aangemeld (grondslag: toestemming).
Website-analyse: om onze website te verbeteren en ons aanbod af te stemmen op uw voorkeuren (grondslag: gerechtvaardigd belang).
Financiële administratie: om wettelijke verplichtingen na te komen (grondslag: wettelijke verplichting).

Voor elke verwerking toetsen wij:

Noodzakelijkheid: verzamelen we alleen gegevens die strikt nodig zijn voor het doel?
Proportionaliteit: is de impact op uw privacy in verhouding tot het doel?
Alternatieven: zijn er minder ingrijpende manieren om hetzelfde doel te bereiken?

Hierdoor verwerken wij nooit meer gegevens dan nodig is en vermijden we het opslaan van irrelevante informatie.

3. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Wij hanteren bewaartermijnen per gegevenscategorie:

Gegevens voor nieuwsbrieven: zolang u ingeschreven bent.
Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij u toestemming geeft voor 12 maanden bewaring.
Gegevens voor dienstverlening: maximaal 2 jaar na beëindiging van de overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn voorschrijft.
Financiële administratie: 7 jaar op grond van fiscale wetgeving.
Na afloop van deze termijnen worden gegevens veilig verwijderd.

Ons retentiebeleid wordt periodiek herzien om te waarborgen dat bewaartermijnen proportioneel blijven.

4. Delen we uw gegevens met derden?

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze diensten, het beheren van interne processen of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Categorieën van ontvangers:

IT-dienstverleners (hosting, cloudopslag)
Softwareleveranciers voor onze bedrijfsprocessen
Wettelijke instanties indien verplicht

Er vinden geen doorgiften naar derde landen plaats. Indien dit in de toekomst verandert, zorgen wij voor passende waarborgen conform AVG.

5. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang te voorkomen. Onze beveiligingsmaatregelen voldoen aan de principes van de internationale norm ISO 27001.

Onze processen zijn zo ingericht dat privacy continu wordt geborgd:

Dataminimalisatie: formulieren vragen alleen noodzakelijke gegevens.
Toegangsbeheer: Role-Based Access Control (RBAC) zorgt dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben.
Automatische verwijdering: gegevens worden na bewaartermijn automatisch verwijderd.
Beveiligingsmaatregelen: Drive encryptie voor alle data, TLS (voorheen SSL) voor het versturen van uw gegevens via een beveiligde verbinding en beveiligingssoftware zoals een virusscanner en firewall.

6. Cookies

We gebruiken functionele cookies om de website goed te laten werken. Daarnaast gebruiken we analytische cookies om het gedrag op onze website te analyseren en te verbeteren. Voor het gebruik van deze cookies hoeft u geen toestemming te geven, maar u kunt zich wel afmelden voor de analytische cookies.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om:

Uw persoonsgegevens in te zien, corrigeren of verwijderen.
Uw toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen verwerking.
Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe oefent u deze rechten uit?

Dien uw verzoek in via privacy@infinity.nl.
Wij reageren binnen vier weken.
Wij vragen een kopie van uw identiteitsbewijs om uw identiteit te verifiëren. Ter bescherming van uw privacy vragen wij u om in deze kopie uw pasfoto, Burgerservicenummer en MRZ onleesbaar te maken.
Uitzonderingen: wij kunnen een verzoek weigeren als er een wettelijke verplichting is om gegevens te bewaren.